Hinweisgeberschutzgesetz 

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz trat am 2. Juli 2023 in Kraft und setzt die Hinweisgeberrichtlinie der EU in nationales Recht um. Hiernach werden alle Unternehmen und Verbände in den Mitgliedsstaaten der EU dazu verpflichtet, ein Hinweismanagement im Unternehmen einzurichten, das u. a. auch ein Hinweisgebersystem (in der Richtlinie „interner Meldekanal“ genannt) umfasst, wenn sie mehr als 50 Mitarbeiter haben.

Durch das Hinweisgeberschutzgesetz werden Hinweisgeber (Whistleblower) geschützt und einheitliche Standards zur Meldung von Missständen und zum Schutz der Meldenden vorgeschrieben. Externe Meldestellen bearbeiten auch anonym eingehende Meldungen. 

Beschäftigte in Unternehmen und Behörden nehmen Missstände oftmals als erste wahr und können durch ihre Hinweise dafür sorgen, dass Rechtsverstöße aufgedeckt, untersucht, verfolgt und unterbunden werden. Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber übernehmen Verantwortung für die Gesellschaft und verdienen daher Schutz vor Benachteiligungen, die ihnen wegen ihrer Meldung drohen und sie davon abschrecken können. 

Der Verpflichtung ein System für Hinweisgeber und Hinweisgeberinnen einzurichten, sind wir in unserem Unternehmen selbstverständlich nachgekommen. Sie können es über den unten stehenden Link aufrufen.

Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Allgemeines:

Die nachfolgende Verfahrensordnung regelt die Bearbeitung von in dem Meldesystem eingehenden Hinweisen auf mögliche Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Die Beschwerden können sowohl schriftlich als auch mündlich eingereicht werden. Hierfür stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung, darunter ein Online-Formular auf unserer Website und eine telefonische Hotline.

Die Hinweise werden dabei ausschließlich anonym abgegeben, so dass die Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgeber gewahrt wird und der Hinweisgeber aufgrund der eingereichten Beschwerde keine Benachteiligung oder Bestrafung zu fürchten hat.

Die mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Person bieten während des ganzen Verfahrens Gewähr für unparteiisches Handeln und unterliegen der Verschwiegenheit.

 

Ablauf des Verfahrens bei Eingang eines Hinweises:

1.      Eingang des Hinweises im Hinweisgebersystem

Hinweise auf mögliche Verstöße werden über das Hinweisgebersystem entgegengenommen.

2.      Mitteilung an den Hinweisgeber über den Erhalt des Hinweises

Sobald der Hinweis in unserem Meldesystem eingeht, wird der Hinweisgeber in einem über den Eingang des Hinweises informiert. Diese Bestätigung umfasst eine kurze Zusammenfassung und Informationen zu den nächsten Schritten im Verfahren.

3.      Erörterung des Sachverhaltes und ggfs. weitere Aufklärung

Nachdem einer unserer Bevollmächtigten die Hinweise gesichtet und geprüft hat, wird der Sachverhalt gemeinsam mit dem Hinweisgeber erörtert. Hierbei können zusätzliche Informationen oder Belege vom Hinweisgeber angefordert werden. Die Erörterung erfolgt ausschließlich anonym.

4.      Bewertung der rechtlichen Situation

Basierend auf den gesammelten Informationen bewertet einer der Bevollmächtigten die rechtliche Situation und prüft, ob ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG vorliegt.

5.      Ableitung von Maßnahmen, um eventuellen Missständen Rechnung zu tragen

Auf Grundlage der gesammelten Informationen bewertet nun einer der Bevollmächtigten die rechtliche Situation und prüft, ob ein Verstoß gegen die Sorgfaltspflichten nach dem LkSG vorliegt. Bei Feststellung eines Missstands werden geeignete Maßnahmen zur Behebung bestehender Risiken und Verstöße und Maßnahmen zur Prävention zukünftiger Verstöße abgeleitet. Diese Maßnahmen können organisatorische, technische oder vertragliche Änderungen umfassen.

6.      Rückmeldung an den Hinweisgeber

Nach Abschluss der Prüfung wird der Hinweisgeber über das Ergebnis der Untersuchung und die ergriffenen Maßnahmen informiert.

7.      Abschluss des Verfahrens

Nach der Rückmeldung an den Hinweisgeber und der Umsetzung der Maßnahmen wird das Verfahren abgeschlossen. Der Abschluss wird dokumentiert und die entsprechenden Unterlagen werden archiviert.

 

Gelangen Sie hier zu unserem Hinweisgebersystem.